Política de Tratamiento de Datos Personales
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LINK DÍAZ S.A.S
La presente política de Tratamiento de datos personales (la “Política de Tratamiento de Datos Personales”) es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, y es de obligatorio cumplimiento para los casos fijados en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios vigentes y demás disposiciones complementarias y será aplicada por LINK DÍAZ S.A.S (en adelante “LINK DÍAZ”) respecto del Tratamiento de Datos Personales –según se define a continuación-.
A. DEFINICIONES
A lo largo de esta Política de Tratamiento de Datos Personales se usan los siguientes términos cuya definición y alcance se establece a continuación:
- Autorización: significa el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: significa el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento y Protección.
- Clientes: significa cualquier persona natural o jurídica que adquiere alguno de los Productos comercializados por LINK DÍAZ.
- Dato Personal: significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Privado: significa el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
- Dato Público: significa el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Dato Semiprivado: significa el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas.
- Dato sensible: significa aquellos datos que afectan la intimidad personal del Titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación.
- Encargado del Tratamiento: significa toda persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Habeas Data: significa el derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
- Mecanismos internos: significa los mecanismos adoptados por el área encargada para poner en práctica las políticas internas, incluyendo herramientas de implementación, seguridad, entrenamiento y programas de educación.
- Productos: significan los bienes diseñados, producidos y/o comercializados por LINK DÍAZ de manera directa a través de sus oficinas ubicadas en la ciudad de Bogotá o su página web, o por medio de sus intermediarios comerciales en otras ciudades.
- Responsable del Tratamiento: significa la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos personales.
- Titular del dato: significa la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión o supresión.
- Transferencia: significa la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del País conforme a la finalidad autorizada y contenida en la presente Política.
- Transmisión: significa el Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable, conforme a la finalidad autorizada y contenida en la presente Política.
B. GRUPOS DE INTERÉS
LINK DÍAZ realiza el Tratamiento de Datos con respecto a los siguientes grupos de interés: 1) Clientes, 2) Empleados y Colaboradores, 3) Proveedores y 4) Accionistas.
- Clientes
- Empleados y Colaboradores
- Proveedores
C. FINALIDADES
LINK DÍAZ podrá hacer uso de los Datos Personales de las Personas que hacen parte de los Grupos de Interés con las siguientes finalidades:
A. Ejecutar la relación contractual existente con sus Clientes, Proveedores, Trabajadores y Colaboradores, incluida el pago de obligaciones contractuales y laborales;
B. Proveer los servicios y/o productos requeridos por sus Clientes;
C. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
D. Evaluar la calidad de los Productos;
E. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de sus Clientes;
F. Enviar comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y promociones de LINK DÍAZ, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, informar y de manera general las campañas publicitaras, promociones o concursos adelantados por LINK DÍAZ la cual está obligada a garantizar que la protección y tratamiento de sus datos personales es acorde a lo establecido en la Ley de Protección de Datos y demás legislación aplicable;
D. DERECHOS Y DEBERES
- Derechos del titular de la información
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LINK DÍAZ en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
B. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LINK DÍAZ salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
C. Ser informado por LINK DÍAZ, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
E: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
F. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
G. Conocer la no obligatoriedad de autorizar el Tratamiento de un dato sensible.
2. Legitimación para el ejercicio del derecho del titular
Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
A. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LINK DÍAZ.
B. Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
C. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
E. Por estipulación a favor de otro o para otro.
3. Deberes de LINK DÍAZ
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de LINK DÍAZ los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
A. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
B. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
C. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
E. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
F. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
H. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
I. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
J. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
K. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
L. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
M. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
N. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
O. LINK DÍAZ hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
E. AUTORIZACIONES Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
1. Autorizaciones y consentimiento del titular
La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o supresión de datos personales por parte de LINK DÍAZ requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. LINK DÍAZ, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispondrá de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. El formato de autorización será puesto a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012.
LINK DÍAZ adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
2. Eventos en los cuales es necesaria la autorización del titular de los datos personales
La autorización del titular de la información sólo será necesaria en los casos previstos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Así mismo, no será necesaria en los siguientes casos:
A. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
B. Datos de naturaleza pública.
C. Casos de urgencia médica o sanitaria.
D. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
- PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Las peticiones, quejas, reclamos, las solicitudes de actualización, supresión de datos, junto con la solicitud de la revocatoria de la autorización, serán recibidas en el correo electrónico tuespejodepapel@gmail.com y de manera física podrán ser radicadas en la dirección Carrera 18 No. 93-25 Of. 405. Estas, serán atendidas y tramitadas por LINK DÍAZ quienes dejarán constancia de la recepción y el trámite de la solicitud, la cual deberá utilizar el formato adjunto a esta política como Anexo 1 –y el cual hace parte integral de la misma-, bajo el siguiente procedimiento:
Las consultas serán atendidas en el término legal otorgado para tal fin. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la consulta, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
2. Reclamos, actualizaciones o rectificaciones:
El titular puede presentar reclamos, actualizaciones o rectificaciones cuando la información deba ser corregida, suprimida o actualizada, y/o en caso de que la empresa este incumpliendo con los deberes contenidos en esta política o la ley. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
A. El reclamo del titular se formulará al correo electrónico tuespejodepapel@gmail.com o de manera física podrán ser radicadas en la dirección Carrera 18 No. 93-25 Of. 405 con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer.
B. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
C. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
D. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Petición de supresión de datos
El titular de los Datos Personales tiene el derecho de solicitar su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
A. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
B. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
C. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
Esta Supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, Bases de Datos o Tratamientos realizados por LINK DÍAZ.
No obstante lo anterior, la empresa podrá negar la Supresión de los datos cuando: i) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos. ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
En caso de negativa por parte de LINK DÍAZ, el titular tiene el derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio, que ordene la Supresión de la información personal.
4. Revocatoria de la Autorización
El titular de los Datos Personales tiene el derecho a solicitar la revocatoria de la autorización en cualquiera de los siguientes eventos:
A. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
B. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
C. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
La revocatoria a la autorización, implica que LINK DÍAZ no puede seguir dándoles Tratamiento a los datos personales del titular.
No obstante lo anterior, la empresa podrá negar la Supresión de los datos cuando: i) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos. ii) La revocatoria de la autorización obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
En caso de negativa por parte de LINK DÍAZ, el titular tiene el derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio, que ordene la Supresión de la información personal.
F. VARIOS
La “Política de Tratamiento de Datos Personales” resulta obligatoria para los casos previstos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. El registro de datos personales podrá ser realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual, verbalmente o por escrito, por LINK DÍAZ, incluyendo a los empleados, funcionarios o contratistas.
Por regla general, LINK DÍAZ no solicitará datos sensibles, entendiendo por estos "aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos." (Art. 5 Ley 1581/12).
En caso de que en algún momento LINK DÍAZ requiera tratar datos sensibles, lo hará en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 y las normas que lo modifiquen, y solicitando autorización, previa, expresa y clara de su titular.
LINK DÍAZ cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información y claves de acceso y distribución de responsabilidades sobre administración de las bases de datos para evitar vulneración por parte de terceros de la información depositada. No obstante, LINK DÍAZ se exonera de responsabilidad por manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su control.
LINK DÍAZ se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en virtud de modificaciones a la legislación aplicable, a políticas internas o cuando LINK DÍAZ lo considere necesario. Por lo tanto, cualquier modificación a la presente Política de Tratamiento de Datos será notificado al contacto suministrado por el titular del dato personal, o en el evento que LINK DÍAZ no pueda poner a disposición de éste, la política de tratamiento de información será publicada a través de nuestra página Web: www.edp.com.co. Los cambios efectuados serán publicados y no entrarán a regir sino luego de la publicación de los mismos. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política se hará en estricto cumplimiento y respecto de lo establecido en la normatividad colombiana que regula la materia.
La presente política de tratamiento de datos, rige a partir del 27 de Noviembre del 2017. Cualquier modificación sustancial a las mismas, -bajo los parámetros de los artículos 5 y 13 del Decreto 1377 de 2013-, será comunicada de forma eficiente a los titulares, antes de su implementación.
ANEXO 1
FORMATO DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Fecha de Radicación: ______________________________
Nombre completo del Titular de los datos personales: _______________________________________________________________________
Tipo de identificación: CC: ____ CE: ____ PP: _____ Otro: ____ ¿Cuál?:___________________ Número de identificación: __________________________
Dirección (postal o electrónica): __________________________________
Datos personales que son materia de Consulta o Reclamo:
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Descripción de la Consulta o Reclamo:
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Anexos: No: ___ Sí: ___ ¿Cuáles?: __________________________________________
Tipo de operación que desea realizar con sus datos personales:
___ Consulta
___ Corrección
___ Actualización
___ Supresión
Firma: _____________________________